Charte de vérification

Conformément au paragraphe 223.19(1) de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 dans sa version modifiée (la « Loi »), la vérificatrice générale aide le Conseil municipal (le « Conseil ») et ses administrateurs à s’acquitter de leurs responsabilités dans la qualité de l’intendance des fonds publics et dans l’optimisation des ressources financières dans le cadre des opérations municipales. Le BVG aide l’administration de la Ville à atteindre ses objectifs en adoptant une approche rigoureuse et systématique dans l’évaluation et l’amélioration de l’efficacité de la gouvernance, de la gestion des risques et des processus de contrôle.

La vérificatrice générale relève fonctionnellement du Conseil, par l’entremise du Comité de la vérification, et administrativement du maire pour les questions comme l’approbation des congés et des dépenses. Elle est indépendante de l’administration de la Ville.

Les normes

Le BVG respecte les éléments obligatoires du Cadre de référence international des Pratiques professionnelles de l’Institut des auditeurs internes, dont les Principes de base de la pratique professionnelle de l’audit interne, le Code de déontologie, les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes (les « Normes »)¹, ainsi que la Définition de l’audit interne. La vérificatrice générale rend périodiquement des comptes au Comité de la vérification en ce qui concerne la conformité du BVG au Code de déontologie et aux Normes.

Les pouvoirs

Le Règlement municipal sur le vérificateur général institue le poste et les fonctions de la vérificatrice générale, ainsi que ses pouvoirs officiels.

La vérificatrice générale est autorisée à :

• instituer le Bureau de la vérificatrice générale, ainsi que la hiérarchie gestionnelle et les politiques et procédures administratives;
• nommer, promouvoir, démettre de leurs fonctions, suspendre et congédier, sous réserve de toutes les politiques de gestion du personnel en vigueur et adoptées par le Conseil, tous les employés du Bureau de la vérificatrice générale;
• passer en revue le rendement du personnel avec le Bureau de la vérificatrice générale sous réserve de toutes les politiques de la gestion du personnel applicables aux employés de la Ville;
• faire appel aux services de toute personne physique ou morale pour les raisons liées au fonctionnement du Bureau de la vérificatrice générale et signer tous les accords et contrats nécessaires pour assurer ces services, sous réserve des dispositions du Règlement sur les approvisionnements de la Ville.

La vérificatrice générale a accès sans réserve au Comité de la vérification, communique avec ce comité et a des échanges directs avec lui, notamment pendant les séances à huis clos.

• Conformément au paragraphe 223.20 (1) de la Loi, la Ville, ses conseils locaux ainsi que les sociétés contrôlées par la municipalité et les bénéficiaires de subventions doivent donner à la vérificatrice générale les renseignements concernant leurs pouvoirs, leurs fonctions, leurs activités, leurs structures, leurs opérations financières et leur mode de fonctionnement que cette dernière juge nécessaires pour pouvoir exercer ses fonctions.
• Conformément au paragraphe 223.20(2) de la Loi, la vérificatrice générale a librement accès à l’ensemble des livres, comptes, registres financiers, fichiers informatiques, rapports, dossiers et à tous les autres documents, objets ou biens appartenant à la municipalité ou aux bénéficiaires de subventions, selon le cas, ou qu’ils utilisent, et que la vérificatrice générale juge nécessaires pour pouvoir exercer ses fonctions.

Le mandat du Comité de la vérification fait état du mandat de ce comité, de sa composition et de ses responsabilités. Pour établir et pérenniser les pouvoirs du BVG et s’assurer que ces pouvoirs sont suffisants pour lui permettre de s’acquitter de ses fonctions, le Comité de la vérification :

• confirme et assure l’indépendance de la vérificatrice générale de la Ville;
• examine et recommande, au Conseil, le Plan de vérification soumis par la vérificatrice générale et tous les redressements apportés par la suite par le BVG;
• surveille le rendement du BVG dans la réalisation du Plan de vérification approuvé et en rend compte directement au Conseil, s’il y a lieu;
• se penche sur le processus de l’Examen de l’assurance de la qualité du BVG et recommande ce processus au Conseil;
• prend connaissance des rapports du BVG sur la situation et la mise en oeuvre des recommandations des vérificateurs conformément au processus de compte rendu sur la mise en oeuvre des recommandations des vérificateurs, approuvé par le Conseil.

Le recrutement, la nomination et l’administration des contrats de la vérificatrice générale de la Ville d’Ottawa (la « Ville ») se déroulent conformément au document Politique et procédures de recrutement, de nomination et d’administration des contrats des titulaires d’une charge créée par une loi.

L’indépendance et l’objectivité

La vérificatrice générale s’assure que le BVG reste affranchi de toutes les conditions qui pourraient nuire à la capacité de ses employés de s’acquitter de leurs responsabilités de manière objective, notamment les questions de sélection des missions de vérification, de portée, de procédures, de fréquence, de chronologie et de contenu des rapports. Si la vérificatrice générale constate que son indépendance ou son objectivité peuvent être amoindries en réalité ou en apparence, les détails de ces lacunes sont communiqués aux parties compétentes.

Le personnel du BVG garde toute l’objectivité qui lui permet de mener ses missions sans parti pris, de manière à être convaincu du résultat de ses travaux, à ne consentir aucun compromis sur la qualité et à ne pas subordonner son jugement à des tiers sur les questions de vérification.

Le personnel du BVG n’a aucune responsabilité opérationnelle ni aucun pouvoir direct sur l’une quelconque des activités vérifiées. C’est pourquoi il ne met pas en oeuvre les contrôles internes, n’élabore pas de procédures, n’installe pas de systèmes, ne prépare pas de documents ou ne participe pas à d’autres activités qui pourraient amoindrir son jugement, notamment :

• l’évaluation des opérations précises dont il était responsable dans l’année précédente;
• l’exercice de fonctions opérationnelles pour la Ville ou pour les organismes, les conseils, les commissions ou les sociétés créés par le Conseil;
• le lancement ou l’approbation de transactions externes par rapport aux opérations du BVG;
• l’encadrement des activités des employés de la Ville qui ne sont pas au service du BVG, sauf dans la mesure où ces employés ont été affectés en bonne et due forme à des équipes de vérificateurs ou à l’aide à apporter par ailleurs au personnel du BVG.

En outre, dans les cas où la vérificatrice générale exerce ou devrait exercer des fonctions ou des attributions qui débordent le cadre de la vérification, on établit des garanties pour éviter le plus possible d’amoindrir son indépendance ou son objectivité.

Le personnel du BVG :

• communique aux parties compétentes les cas dans lesquels son indépendance ou son objectivité sont amoindries, en réalité ou en apparence;
• fait preuve d’objectivité professionnelle dans la collecte, l’évaluation et la communication de l’information à propos de l’activité ou du processus à examiner;
• mène des évaluations équilibrées de tous les faits disponibles et pertinents et de toutes les circonstances;
• prend les précautions nécessaires pour éviter d’être influencé inconsidérément par ses intérêts personnels ou par des tiers quand il s’agit de porter des jugements.

La vérificatrice générale confirme, au moins une fois par an au Comité de la vérification, l’indépendance organisationnelle du BVG.

La vérificatrice générale communique au Comité de la vérification tous les obstacles et toutes les incidences liées dans la détermination de la portée de ses missions de vérification, dans l’exécution de ses travaux et dans la communication de ses résultats.

La portée des activités de vérification

La vérificatrice générale est chargée d’assurer la conformité financière (en excluant l’attestation)² et la vérification opérationnelle :

• de l’ensemble des programmes, activités et fonctions de toutes les directions générales et de tous les organismes de la Ville, ainsi que des bureaux du maire et des membres du Conseil;
• des conseils locaux de la Ville au sens défini dans la partie V.1 de la Loi;
• des sociétés contrôlées par la municipalité au sens défini dans la Loi³;
• des bénéficiaires de subventions au sens défini dans la partie V.1 de la Loi;
• de tous les autres organismes, conseils, commissions et sociétés que le Conseil peut périodiquement créer ou désigner.

À la demande du Conseil ou d’un conseil d’administration, la vérificatrice générale peut mener des vérifications financières, de conformité et opérationnelles (en excluant l’attestation) auprès d’organismes autonomes qui ont conclu avec la Ville un accord prévoyant des dispositions pour les missions de vérification menées par la Ville.

La vérificatrice générale ne doit pas remettre en question ou en cause le bien-fondé des politiques et des objectifs du Conseil.

Le BVG n’assure pas de services consultatifs ou de services d’expertise-conseil.

La vérificatrice générale rend périodiquement compte, au Comité de la vérification :

• du plan de vérification annuel du BVG et de son rendement par rapport à ce plan;
• de la conformité du BVG au Règlement municipal sur le vérificateur général;
• de la conformité du BVG au Code de déontologie et aux Normes de l’IAI, ainsi qu’aux plans d’action destinés à corriger des problèmes de conformité importants;
• des risques et des problèmes de contrôle importants, dont les risques de fraude, les enjeux de la gouvernance et les autres questions réclamant l’attention du Comité de la vérification ou que ce dernier demande de lui signaler;
• des résultats des missions de vérification ou d’autres activités;
• des besoins en ressources;
• de toutes les mesures adoptées par la direction pour prévenir des risques et qui pourraient être inadmissibles pour la Ville.

La vérificatrice générale coordonne aussi les activités, dans toute la mesure du possible, et envisage de s’en remettre aux travaux d’autres fournisseurs de services d’assurance et d’experts-conseils internes et externes au besoin.
Pendant les missions, on peut recenser les occasions d’améliorer l’efficience de la gouvernance, la gestion des risques et les processus de contrôle. Ces occasions sont communiquées aux cadres supérieurs compétents.

Les responsabilités

La vérificatrice générale a la responsabilité :

• de soumettre au Conseil, au plus tard le 31 décembre chaque année, un plan de vérification annuel pour l’année suivante⁴;
• d’examiner et de redresser au besoin le plan de vérification annuel pour donner suite aux changements intervenus dans les activités, les risques, les opérations, les programmes, les systèmes et les contrôles de la Ville;
• de communiquer, au Comité de la vérification, tous les changements importants à apporter au plan de vérification annuel;
• de s’assurer que les missions énumérées dans le plan de vérification annuel sont exécutées conformément aux Normes, ainsi qu’aux politiques et aux procédures du BVG;
• de faire le suivi des constatations et des mesures correctives dans le cadre des missions et de rendre compte périodiquement, au Comité de la vérification, des mesures correctives qui ne sont pas mises en oeuvre efficacement;
• de s’assurer que les principes de l’intégrité, de l’objectivité, de la confidentialité et de la compétence sont appliqués et respectés;
• de s’assurer que collectivement, le BVG possède et réunit les connaissances, les compétences et les autres qualités nécessaires pour répondre aux exigences de la Charte de vérification du BVG;
• de veiller à ce que les tendances et les enjeux émergents qui pourraient avoir une incidence sur la Ville soient pris en compte et communiqués, le cas échéant,au Comité de la vérification;
• de s’assurer que l’on tient compte des tendances émergentes et des pratiques fructueuses dans la vérification interne;
• d’administrer la Ligne directe de fraude et d’abus de la Ville conformément à la Politique en matière de fraude et d’abus approuvée par le Conseil.

Le programme d’assurance et d’amélioration de la qualité

Le BVG mène un programme d’assurance et d’amélioration de la qualité qui porte sur tous les aspects de ses activités. Ce programme prévoit une évaluation de la conformité aux Normes et une évaluation permettant de savoir si le personnel du BVG applique le Code de déontologie de l’IAI. Ce programme permet aussi d’évaluer l’efficience et l’efficacité du BVG et de cerner les points à améliorer.

La vérificatrice générale communique avec le Comité de la vérification à propos du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité du BVG, notamment les résultats des évaluations internes (suivies et périodiques) et des évaluations externes menées au moins une fois tous les cinq ans par un évaluateur indépendant ou une équipe d’évaluation indépendante de la Ville.

Notes explicatives