La Charte de vérification du Bureau de la vérificatrice générale (BVG) de la Ville d’Ottawa
Date d’entrée en vigueur : 2 décembre 2024
Table des matières
- Raison d’être
- Mandat
- Encadrement exercé par le Comité de la vérification
- Fonctions et attributions de la vérificatrice générale
- Périmètre d’intervention et types des missions de vérification
Raison d’être
Le BVG aide le Conseil municipal et ses administrateurs à assumer la responsabilité de la qualité de la gérance des fonds publics et de l’optimisation des ressources affectées aux activités de la municipalité.
Le BVG valorise:
• le succès remporté par la Ville dans la réalisation de ses objectifs;
• ses processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle;
• les décisions qu’elle prend et l’encadrement qu’elle exerce;
• sa réputation et sa crédibilité auprès de ses intervenants;
• sa capacité à servir l’intérêt public.
Le BVG est le plus efficace quand :
• ses missions de vérification sont menées par des professionnels compétents en application des Normes internationales d’audit interneMC de l’Institut des auditeurs internes (IAI), qui sont adoptées dans l’intérêt public;
• il se positionne indépendamment et rend directement des comptes au Conseil municipal;
• son personnel est affranchi de toute influence inconsidérée et s'engage à effectuer des évaluations objectives
Volonté de respecter les Normes internationales d’audit interne
Le BVG se conformera aux éléments obligatoires du Cadre de référence international des Pratiques professionnelles de l’IAI, soit les Normes internationales d’audit interne et les Exigences thématiques. La vérificatrice générale rendra compte chaque année de la conformité du BVG à ces normes dans un rapport qui est adressé au Comité de la vérification et qui est évalué dans le cadre d’un programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.
Mandat
Pouvoirs
La Loi de 2001 sur les municipalités et le Règlement municipal sur le vérificateur général (no 2021-5) décrivent dans leurs grandes lignes le mandat et les pouvoirs de la vérificatrice générale
Indépendance, position organisationnelle et relations hiérarchiques
La vérificatrice générale est positionnée, dans la hiérarchie, à un niveau qui lui permet de mener ses missions de vérification sans l’ingérence de la direction, ce qui assure l’indépendance du BVG. Elle relève fonctionnellement du Comité de la vérification et administrativement (par exemple, dans les opérations courantes) du maire. Ce positionnement lui donne les pouvoirs et le statut organisationnels qui lui permettent de porter les questions directement à l’attention de la haute direction et d’en saisir le Comité de la vérification, dans les cas nécessaires, sans ingérence, en plus de permettre au BVG d’assurer l’objectivité.
La vérificatrice générale confirme au Comité de la vérification, au moins une fois par an, l’indépendance organisationnelle du BVG. Elle porte à la connaissance du Comité de la vérification toute ingérence constatée par le personnel du BVG relativement à la portée, au déroulement ou à la communication des travaux et des résultats des missions de vérification. Elle fait entre autres état des incidences de cette ingérence sur l’efficacité du BVG et sur sa capacité à s’acquitter de son mandat.
Changements apportés à la Charte
Des circonstances comme les changements importants dans les Normes internationales d’audit interne peuvent justifier des discussions complémentaires entre la vérificatrice générale et le Comité de la vérification à propos de la Charte de vérification.
Encadrement exercé par le Comité de la vérification
Le Mandat du Comité de la vérification décrit dans leurs grandes lignes la mission et les responsabilités du Comité.
Pour établir, confirmer et s’assurer que le BVG a les pouvoirs qui lui permettent de s’acquitter de ses fonctions, le Comité de la vérification doit:
• discuter, avec la vérificatrice générale, des pouvoirs, des fonctions, des attributions, du périmètre d’intervention et des services appropriés du BVG;
• s’assurer que la vérificatrice générale a accès aux membres du Comité de la vérification et qu’elle communique et interagit directement avec eux;
• participer, avec la vérificatrice générale, aux discussions sur les « conditions indispensables1 », décrites dans les Normes internationales d’audit interne, qui constituent les fondements de l’efficacité de la fonction de la vérification;
• discuter, avec la vérificatrice générale, des autres questions qui devraient faire partie de la Charte de vérification du BVG;
• examiner chaque année les changements qu’on propose d’apporter à la Charte de vérification déposée par la vérificatrice générale, afin de tenir compte des modifications intervenues dans les Normes internationales d’audit interne ou dans l’administration et recommander au Conseil municipal d’approuver cette charte dans les cas nécessaires.
Fonctions et attributions de la vérificatrice générale
Éthique et professionnalisme
La vérificatrice générale s’assure que le personnel du BVG :
• respecte les Normes internationales d’audit interne, dont les principes de l’éthique et du professionnalisme : l’intégrité, l’objectivité, la compétence, la conscience professionnelle et la confidentialité;
• connaît, respecte, assure la légitimité et l’éthique des attentes légitimes de l’administration municipale, y concourt et est en mesure de détecter les comportements contraires à ces attentes;
• encourage et promeut, dans l’administration municipale, une culture fondée sur l’éthique;
• signale les comportements organisationnels qui ne répondent pas aux attentes éthiques de l’administration municipale décrites dans les politiques et les procédures applicables.
Objectivité
Le personnel du BVG garde toute l’objectivité intellectuelle qui lui permet de mener ses missions objectivement, de manière à être convaincu du résultat de ses travaux, à ne consentir aucun compromis sur la qualité et à ne pas subordonner son jugement à des tiers sur les questions de vérification, en réalité comme en apparence.
Le personnel du BVG n’a aucune responsabilité opérationnelle ni aucun pouvoir direct dans l’une quelconque des activités qu’il examine. C’est pourquoi il ne met pas en œuvre les contrôles internes, n’élabore pas de procédures, n’installe pas de systèmes, ne prépare pas de documents ou ne participe pas à d’autres activités qui pourraient amoindrir son jugement, à savoir :
• l’évaluation des opérations précises dont il était responsable dans l’année précédente;
• l’exercice des fonctions opérationnelles de la Ville d’Ottawa, des conseils locaux ou des sociétés administrées par la municipalité et que le BVG a le pouvoir de vérifier;
• le lancement ou l’approbation de transactions externes par rapport aux opérations du BVG;
• l’encadrement des activités des employés de la Ville qui ne sont pas au service du BVG, sauf dans la mesure où ces employés ont été affectés en bonne et due forme au BVG ou à l’aide à apporter au personnel du BVG.2
Le personnel du BVG doit :
• communiquer aux parties compétentes les cas dans lesquels son indépendance ou son objectivité sont amoindries, en réalité ou en apparence;
• faire preuve d’objectivité professionnelle dans la collecte, l’évaluation et la communication de l’information;
• mener des évaluations équilibrées de tous les faits disponibles et pertinents et de toutes les circonstances;
• prendre les précautions nécessaires pour éviter les conflits d’intérêts, les partis pris et les interventions inconsidérées
Gestion du BVG
• d’élaborer ou de mettre à jour3, au moins une fois par an, un plan de travail de vérification d’après les risques, qui tient compte de l’avis du Comité de la vérification et de la haute direction, ce qui consiste à discuter du plan de travail avec le Comité de la vérification et la haute direction et de soumettre ce plan à ce comité pour qu’il en prenne connaissance et qu’il recommande au Conseil municipal de l’approuver;
• de communiquer au Comité de la vérification l’impact des limitations en ressources sur le plan de travail de vérification;
• de communiquer, s’il y a lieu, l’impact des limitations dans le périmètre d’intervention;
• d’examiner et de remanier le plan de travail de vérification, dans les cas nécessaires, en réaction aux changements intervenus dans les activités, les risques, les opérations, les programmes, les systèmes et les contrôles de la Ville d’Ottawa;
• de communiquer avec le Comité de la vérification et la haute direction si des changements apportés dans la phase intermédiaire de la vérification ont des répercussions importantes sur le plan de travail de vérification;
• de s’assurer que les missions de vérification sont menées, documentées et communiquées conformément aux Normes internationales d’audit interne, ainsi qu’aux lois et aux règlements applicables;
• de communiquer les résultats des missions de vérification au Comité de la vérification;
• de faire le suivi des constats des missions et de confirmer la mise en œuvre des recommandations ou des plans d’action, en plus de communiquer chaque semestre les résultats au Comité de la vérification;
• de s’assurer que collectivement, le BVG possède ou réunit les connaissances, les qualités ainsi que les autres compétences et qualifications nécessaires pour respecter les exigences des Normes internationales d’audit interne et pour s’acquitter de son mandat;
• de cerner les tendances et les problèmes émergents qui pourraient avoir des répercussions sur la Ville d’Ottawa et d’en tenir compte. Ces éléments sont compris dans le plan de travail de vérification communiqué au Comité de la vérification et à la haute direction, s’il y a lieu;
• de tenir compte des tendances émergentes et des pratiques fructueuses dans le domaine de la vérification;
• d’adopter des méthodologies conçues pour guider le BVG et de veiller à ce qu’elles soient respectées;
• de veiller à respecter les politiques et les procédures pertinentes de la Ville d’Ottawa, sauf si elles contredisent la Charte de vérification ou les Normes internationales d’audit interne ou qu’une exception est approuvée par le responsable des politiques. Toutes ces contradictions sont réglées ou documentées et communiquées au Comité de la vérification;
• de coordonner les activités et d’envisager de s’en remettre aux travaux des autres fournisseurs internes ou externes de services d’assurance. Si elle ne peut pas s’en remettre comme il se doit à ces travaux, la vérificatrice générale doit communiquer le problème à la haute direction et en saisir au besoin au Comité de la vérification.
Communication avec le Comité de la vérification
• du mandat du BVG;
• du plan de travail de vérification et du rendement par rapport à ce plan;
• du budget du BVG;
• des révisions importantes apportées au plan de travail de vérification et au budget;
• des atteintes potentielles à son indépendance, notamment en communiquant l’information et les déclarations pertinentes s’il y a lieu;
• des résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité, dont la conformité aux Normes internationales d’audit interne de l’IAI et des plans d’action adoptés pour corriger les lacunes du BVG et pour tenir compte des points à améliorer;
• des risques importants auxquels le BVG est exposé et de ses problèmes de contrôle, dont les risques de fraude, les problèmes de gouvernance et les autres questions qui sont prioritaires pour le Comité de la vérification, qui surgissent dans le déroulement des travaux du BVG et qui pourraient empêcher la Ville d’Ottawa d’atteindre ses objectifs stratégiques;
• des résultats des missions d’assurance;4
• des besoins en ressources;
• des réactions de la direction aux risques que le BVG juge inadmissibles ou des cas dans lesquels on prend des risques qui dépassent ceux que la Ville d’Ottawa est prête à courir.
Programme d’assurance et d’amélioration de la qualité
Périmètre d’intervention et types des missions de vérification
La Loi de 2001 sur les municipalités et le Règlement municipal sur le vérificateur général (no 2021-5) décrivent dans leurs grandes lignes le périmètre d’intervention et les types des missions menées par le BVG.
Notes explicatives
[1] Les conditions indispensables représentent les exigences qui sont exposées dans les Normes et qui les fondements nécessaires pour assurer l’efficacité du dialogue entre le Comité de la vérification, la vérificatrice générale et, le cas échéant, la haute direction.
[2] Cette responsabilité n’empêche pas la vérificatrice générale d’exercer ses pouvoirs d’interrogation en vertu du paragraphe (1) de l’article 223.21 de la Loi de 2001 sur les municipalités ou d’appliquer la Loi de 2009 sur les enquêtes publiques à l’examen mené par elle en vertu du paragraphe (2) de l’article 223.21 de la Loi de 2001 sur les municipalités.
[3] Conformément à l’article 11(2) du Règlement municipal sur le vérificateur général, la vérificatrice générale peut, à sa discrétion, préparer un plan de vérification à plus long terme pour le soumettre au Conseil municipal.
[4] Le mandat du BVG, décrit dans le Règlement municipal sur le vérificateur général, ne permet pas de mener des missions de conseil.