Rapport semestriel sur les procédures de suivi, Juin 2022
1. Contexte
Les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne et la Charte de vérification du Bureau de la vérificatrice générale (BVG) obligent la vérificatrice générale à « faire le suivi des constatations et des mesures correctives dans le cadre des missions et [à] rendre compte périodiquement, au Comité de la vérification, des mesures correctives qui ne sont pas mises en œuvre efficacement ».
En mai 2021, le Conseil municipal a approuvé le rapport déposé par le BVG sous le titre « Bureau de la vérificatrice générale – La mise en œuvre des recommandations des vérificateurs : processus de mise à jour — Modifications proposées » (ACS2021‑OAG‑BVG‑0002). Ces changements obligent le BVG à soumettre, au Comité de la vérification et au Conseil municipal, un rapport semestriel sur les résultats des procédures de suivi des missions de vérification qui ont porté sur des recommandations déjà déposées et échues, en plus de mettre en lumière les secteurs comportant des risques majeurs qui sont toujours en cours et qui réclament plus d’attention de la part de l’administration de la Ville. Le dernier rapport que nous avons soumis au Comité de la vérification remonte à septembre 2021; en février 2022, nous avons présenté à ce comité un compte rendu de vive voix. Les points de notre compte rendu de vive voix sont compris dans ce compte rendu des progrès accomplis.
2. Processus de suivi
Chaque trimestre, le Bureau du directeur municipal (BDM) obtient le compte rendu de chacune des directions générales sur le statut des recommandations en cours relevant de leur compétence. Puis, le BDM passe en revue le statut des recommandations et adresse un compte rendu au BVG.
Lorsque la direction fait savoir qu’une recommandation est achevée, le BVG lui adresse une demande de renseignements afin de confirmer les mesures adoptées pour mettre en œuvre les recommandations et peut mener d’autres sondages pour étayer ses conclusions. À la fin de notre examen, nous communiquons nos constatations et les prochaines étapes[1] (le cas échéant) à la direction.
Si le BVG évalue une recommandation et exige que la direction adopte d’autres mesures, il dépose une justification pour l’évaluation et pour les prochaines étapes recommandées ou attendues. La direction donne ensuite une date de mise en œuvre révisée d’après ces prochaines étapes. Les résultats de ces procédures, ainsi que les secteurs de risques majeurs mis en lumière, font ensuite partie de notre rapport d’avancement semestriel et sont communiqués au Comité de la vérification et au Conseil municipal. Veuillez consulter la pièce 1 ci‑après pour prendre connaissance du déroulement du processus de suivi des recommandations des vérificateurs.
Pièce 1 – Processus de suivi des recommandations des vérificateurs
3. Vue d’ensemble
La pièce 2 ci‑après illustre l’ensemble des résultats pour les 607 recommandations déposées par le BVG depuis 2015. Il s’agit entre autres des recommandations que nous avons évaluées dans ce rapport et dans des rapports de suivi antérieurs, ainsi que de celles qu’il faut évaluer.
Le BCG a évalué 410 de ces 607 recommandations.
- 402 recommandations (66%) sont closes;
- 8 recommandations (1 %) sont partiellement achevées selon l’évaluation et obligent à mener un suivi complémentaire. C’est pourquoi elles sont aujourd’hui échues.
Le BVG doit encore examiner 197 (33 %) du total des recommandations déposées depuis 2015.
Pièce 2 – Statut général des 607 recommandations déposées depuis 2015
4. Priorité actuelle
Puisqu’il y a toujours un certain nombre de recommandations non évaluées que le BVG doit examiner, nous consacrons notre attention aux recommandations qui ont été intégralement appliquées selon la direction. Nous continuerons de le faire jusqu’à ce qu’on ait épuisé l’ensemble des recommandations non évaluées. Nous veillons ainsi à déployer avec efficacité et efficience les ressources en personnel du BVG et de la ville.
5. Résultats (vérifiés) du BVG
La pièce 3 ci‑après représente les résultats des travaux effectués par le BVG depuis notre dernier rapport au Comité de la vérification en septembre 2021. Le BVG a examiné 93 recommandations durant cette période. Parmi ces 93 recommandations :
- 90 (97 %) sont closes[2];
- les trois autres recommandations (3 %) sont toujours en cours[3], puisqu’un nouveau suivi du BVG est justifié.
Pièce 3 – Statut, selon le BVG, des 93 recommandations examinées
6. Statut des recommandations selon la direction (non vérifiées)
Parmi les recommandations qui n’ont pas encore été évaluées par le BVG, 187 sont traitées par la direction (dont 10 sont traitées par la Société de logement communautaire d’Ottawa). La direction a fait état du statut suivant en date du 31 mars 2022 : 60 % (113) des recommandations sont achevées; 20 % (37) des recommandations sont échues; et 20 % (37) des recommandations ne sont pas encore échues. La direction a aussi fait savoir qu’un certain nombre de recommandations échues est attribuable aux retards liés à la pandémie. Veuillez noter que ces résultats ne sont pas vérifiés. Le lecteur est invité à consulter la pièce 4 ci‑après pour prendre connaissance d’autres détails.
Pièce 4 – Statut attesté par la direction (non encore évalué par le BVG)
7. Secteurs comportant des risques majeurs
Depuis notre dernier rapport au Comité de la vérification (2021), il n’y a pas, d’après nous, de secteurs comportant des risques majeurs qui justifient plus d’attention de la part du Comité de la vérification. Toutefois, pour une mission de vérification en particulier, les délais liés à l’achèvement des mesures à prendre par la direction sont décalés de plusieurs années. Pour la vérification de la gestion des installations, on s’attend à ce que 7 des 34 recommandations soient traitées dans l’élaboration des plans de gestion des actifs en fonction des services (PGAFS). La direction a fait savoir que pour faire cadrer ces travaux avec les règlements provinciaux, ces recommandations ne seront achevées qu’en 2024 ou 2025 (alors qu’à l’origine, la date cible était fixée en 2023 pour ces recommandations). Selon l’exposé présenté par la direction, on a mis sur pied un groupe de travail afin de se pencher sur les recommandations des vérificateurs; toutefois, en raison de l’élaboration des plans de gestion des actifs, la priorité absolue consiste à répondre aux exigences législatives, et il faudra atteindre un certain niveau dans la collecte de l’information et dans la consultation. Nous croyons savoir que ces PGAFS représentent un volume de travail considérable, auquel la Ville n’a jamais consacré autant d’efforts auparavant. Les retards dans l’établissement de ces plans comportent un risque, puisqu’ils décalent toute l’étude des objectifs de durabilité de la Ville dans la gestion des actifs municipaux et qu’ils pourraient donner lieu à des travaux d’entretien qui ne permettront pas d’optimiser pleinement les ressources financières.
De plus, en raison de la récente transaction frauduleuse qui s’est déroulée en avril 2022, le BVG mènera d’autres procédures de suivi dans le cadre de son suivi de l’Enquête sur le virement de fonds à un faux fournisseur. Nous ferons état des résultats de ce sondage dans notre prochain compte rendu au Comité de la vérification, au début de 2023.
Les recommandations déposées dans le cadre des missions de vérification énumérées ci‑après accusent du retard par rapport au calendrier et ne cadrent pas avec les délais de la mise en œuvre conformément aux délais convenus (cf. la pièce 5). Notre Bureau surveille ces recommandations.
Pièce 5 – Recommandations en observation
8. Conclusion
Les missions de vérification visent à améliorer les pratiques de gestion, à rehausser l’efficience opérationnelle, à recenser les économies réalisables et à se pencher sur un certain nombre de questions précises. Les procédures de suivi visent à évaluer les progrès accomplis par la direction dans la mise en œuvre des recommandations issues des rapports de vérification. Ce rapport ne vise pas à évaluer chacune des différentes recommandations. Il présente plutôt notre évaluation globale des progrès accomplis jusqu’à maintenant dans l’ensemble des missions de vérification réalisées. D’après les procédures de suivi appliquées par le BVG et selon l’attestation, par la direction, des progrès accomplis jusqu’à maintenant, nous croyons que dans l’ensemble, les progrès accomplis par la direction depuis notre dernier rapport sont satisfaisants. Nous continuerons de travailler en collaboration avec la direction et d’évaluer les recommandations qui sont achevées selon elle afin de dresser le bilan continu du statut des recommandations en cours.
En raison des prochaines élections municipales, nous soumettrons au début de 2023 notre prochain rapport semestriel au Comité de la vérification et au Conseil municipal.
Les notes de bas de page :
[1] Les prochaines étapes peuvent consister à exiger que la direction adopte d’autres mesures, à obliger le BVG à appliquer de nouvelles procédures de suivi ou à évaluer les risques résiduels pour indiquer qu’ils sont faibles et clore la recommandation.
[2] Les recommandations closes comprennent parfois celles qui ont été intégralement appliquées par la direction et celles qui ne sont pas intégralement appliquées dans les cas où l’on juge que le risque résiduel est faible et qu’elles ne justifient pas d’autres suivis de la part du BVG.
[3] Les recommandations en cours sont celles qui ont été examinées par le BVG, qui n’ont pas encore été complètement traitées et qui justifient un nouveau suivi de la part du BVG.