Protocole d’entente

Protocole d’entente entre le Bureau de la vérificatrice générale et le Bureau de la commissaire à l’intégrité

Avant‑propos

La vérificatrice générale et la commissaire à l’intégrité (les « titulaires d’une charge publique ») sont titulaires d’une charge publique officielle de la Ville d’Ottawa et sont nommées en vertu de la partie V.1 de la Loi de 2001 sur les municipalités.

Ce protocole d’entente vise à établir un mécanisme rigoureux leur permettant de s’échanger des renseignements, dans les cas où elles peuvent être appelées à le faire pour veiller à s’acquitter efficacement de leurs mandats respectifs.

Pouvoirs et mandats en vertu des lois

La vérificatrice générale est nommée en vertu de l’article 223.19 de la Loi de 2001 sur les municipalités et s’acquitte de toutes les tâches et fonctions officielles définies dans la partie V.1 de la Loi de 2001 sur les municipalités.

La vérificatrice générale doit aider le Conseil municipal et ses administrateurs à s’acquitter de la responsabilité de la qualité de la gérance des fonds publics et de l’optimisation des ressources affectées aux activités de la municipalité. Elle doit donc réaliser la vérification des finances, de la conformité et du rendement de l’ensemble des programmes, des activités et des fonctions de toutes les directions générales et agences de la Ville, des bureaux du maire et des conseillers municipaux, des bénéficiaires de subventions, ainsi que des agences, des conseils, des commissions et des sociétés de la Ville.

La commissaire à l’intégrité est nommée en vertu de l’article 223.3 de la Loi de 2001 sur les municipalités et est titulaire des rôles officiels délégués de registraire des lobbyistes (article 223.11) et d’enquêteur pour les réunions (article 239.2), en plus de s’acquitter de l’ensemble des tâches et des fonctions officielles de chaque rôle selon les modalités définies dans les parties V.1 et VI de la Loi de 2001 sur les municipalités.

La commissaire à l’intégrité est responsable de la surveillance et de l’administration des codes de déontologie des membres du Conseil municipal et des conseils locaux de la Ville, de l’application des articles 5, 5.1 et 5.2 de la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux, de la surveillance et de l’administration du Règlement sur le registre des lobbyistes et des enquêtes à mener sur les plaintes se rapportant aux réunions à huis clos.

Échange de renseignements

En vertu des modalités de ce protocole d’entente, les titulaires d’une charge publique peuvent, le cas échéant, se consulter pour s’échanger des renseignements.

Les titulaires d’une charge publique peuvent, dans les cas nécessaires, s’échanger des renseignements, y compris ceux qui sont propres aux dossiers renfermant des renseignements personnels, pour :

• évaluer la compétence administrative et saisir l’autre titulaire d’une charge publique des questions qui peuvent faire l’objet d’une enquête dans les cas nécessaires;
• évaluer la situation pour savoir si les enquêtes se rapportent aux mêmes questions ou à des questions comparables afin de décider s’il est opportun de mener une enquête conjointe ou de s’échanger des renseignements dans des enquêtes à mener de front par chaque titulaire d’une charge publique;
• donner des renseignements ou aider par ailleurs chaque titulaire d’une charge publique à mener une enquête en cours ou éventuelle;
• aider les titulaires d’une charge publique à s’acquitter de leurs différentes fonctions et tâches, selon les modalités convenues par chaque titulaire.

Il est expressément entendu que l’échange de ces renseignements est rigoureusement limité aux renseignements absolument nécessaires pour permettre à chacun des titulaires d’une charge publique de mener à bien son mandat.

Confidentialité

Les titulaires d’une charge publique doivent protéger le secret relativement à toutes les questions, conformément à l’obligation de garder le secret de chaque bureau selon les modalités des articles 223.5 et 223.22 de la Loi de 2001 sur les municipalités. Les renseignements échangés entre les titulaires d’une charge publique en vertu de ce protocole d’entente restent confidentiels pour une durée indéfinie.

Chaque titulaire d’une charge publique prévient l’autre titulaire dans l’éventualité d’une demande de renseignements exécutoire en vertu de la loi et déposée dans le cadre de ce protocole d’entente, et avant de se conformer à cette demande, le titulaire qui doit fournir les renseignements se prévaut de toutes les exemptions et de tous les privilèges prévus dans les lois en ce qui a trait à ces renseignements, le cas échéant.

Durée

Ce protocole d’entente, qui entre en vigueur dès que les deux titulaires d’une charge publique le signent, continue de produire ses effets jusqu’à ce qu’il soit modifié ou résilié. Les modalités de ce protocole d’entente peuvent être modifiées par convention de gré à gré passée par écrit entre les deux titulaires d’une charge publique. L’un des deux bureaux peut résilier ce protocole d’entente en adressant par écrit à l’autre un préavis de résiliation.

Toutes les dispositions relatives à la confidentialité continuent de produire leurs effets au‑delà de la cessation de ce protocole d’entente.

(Original signé par)                                          (Original signé par)

Nathalie Gougeon                                            Karen Shepherd
Vérificatrice générale                                      Commissaire à l’intégrité
Ville d’Ottawa                                                   Ville d’Ottawa

En date du : 18 octobre 2021