Déroulement des missions de vérification

Déroulement des missions de vérification

Les missions de vérification du Bureau de la vérificatrice générale (BVG) se déroulent en quatre phases : la planification, la vérification sur le terrain, l’établissement du rapport et le suivi. Ces phases cadrent avec les Normes internationales de l’Institut des auditeurs internes pour la pratique professionnelle et l’audit interne et permettent au BVG de respecter ces normes.

Phase de la planification

Cette phase consiste à analyser le secteur d’activité ou le sujet à vérifier (par exemple en examinant des documents et en menant des entrevues), ainsi qu’à mettre au point une évaluation en bonne et due forme des risques. Dans cette phase, on définit la portée, les objectifs et les critères de la vérification. On met au point le plan et les procédures de vérification pour répondre aux objectifs de la mission.

Phase de la vérification sur le terrain

Dans cette phase, on exécute les procédures de vérification afin d’élaborer les constatations et de tirer une conclusion sur les objectifs de la vérification. On fait appel à différents types de techniques de collecte des pièces justificatives, par exemple les entrevues, les inspections, le sondage des transactions et l’analyse des données. On discute avec la direction des constatations préliminaires des vérificateurs afin de valider des conclusions, de mettre au point des recommandations et de demander à la direction de soumettre des plans d’action.

Phase de l’établissement du rapport

Dans cette phase, on rédige le rapport de vérification, que l’on soumet à la direction de la Ville, au Comité de la vérification et au Conseil municipal. Le Comité de la vérification et le Conseil municipal prennent connaissance des rapports de vérification durant l’année, à mesure que les missions de vérification se déroulent. Les rapports de vérification sont également publiés sur le site Web du BVG.

Phase du suivi

Les procédures de suivi permettent d’évaluer les mesures correctives adoptées par la direction pour donner suite aux recommandations des vérificateurs. Ces procédures sont appliquées lorsque la direction fait savoir que le plan d’action a été réalisé. Pendant la phase du suivi, on réunit des pièces justificatives pour savoir si on a donné suite aux constatations des vérificateurs à l’origine. On rend compte chaque semestre, au Comité de la vérification, du statut du suivi.

Les procédures suivantes sont effectuées sur une base trimestrielle :

Le Bureau du directeur municipal :

  • Reçoit des directions générales une mise à jour concernant les recommandations non appliquées qui relèvent d’elles.
  • Par la suite, il procède à son propre examen de l’état de mise en œuvre de ces recommandations et fait le point avec le BVG.

Le BVG :

  • Passe en revue les mises à jour afin de cerner quelles recommandations n’ont pas été appliquées et lesquelles l’ont été.
  • Il confirme auprès de la direction les mesures prises pour mettre en œuvre les recommandations et peut pousser son examen plus loin afin d’appuyer ses conclusions.
  • Une fois son examen terminé, il communique ses constatations et les prochaines étapes à la direction.

S’il est déterminé qu’une recommandation n’a pas encore été mise en œuvre ou est en cours, la direction explique la situation au BVG et donne une nouvelle date de mise en œuvre. Le résultat de ces procédures, et les secteurs comportant des risques majeurs mis en évidence, sont ensuite inclus dans le rapport semestriel du BVG et communiqués au Comité de la vérification et au Conseil municipal. 

Voir la figure ci-dessous pour un schéma du processus de suivi des recommandations de vérification.

Processus de suivi
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